Qui ne s’est jamais interrogé sur son efficience, sa pertinence, son efficacité dans la réalisation de ses taches professionnelles, personnelles, ou même domestiques. Il s’agit donc de l’art de définir, gérer, prioritiser, réaliser et réellement finaliser chaque objectif que nous nous fixons quotidiennement.

Finaliser ! oui mais tout d’abord débuter ces taches importantes qui n’auraient pas été systématiquement reportées au lendemain, en trouvant toujours mieux à faire. Ce phénomène s’appelle la procrastination et tout le monde procrastine toujours plus au moins, mais pour combattre cette tendance négative je vous propose une méthode simple et efficace;

La méthode GTD

# Getting Things Done ou l’art de la productivité sans stress, ouvrage de David Allen publié en 2001, détaillant la gestion des priorités au quotidien selon quatre critères décisionnels;

• Contexte
• Temps disponible
• Energie physique et mentale
• Priorité

et un processsus rigoureux de structuration

• Collecte
• Traitement
• Organisation
• revue
• Action

La méthode ZTD

# Zen to done ou l’art de la productivité zen, ouvrage de Léo Babauta, détaillant les 10 habitudes à acquérir pour mettre sous contrôle l’ensemble des objectifs quotidiens

La collecte

Moyen permettant à tout moment, de jour, comme de nuit, de formaliser  les idées ou taches (se libérer l’esprit) qui nécessitent plus de 2 minutes pour être réalisées. Dans le cas contraire il faut réaliser la tache concernée sans attendre.

[Boites de réception] = email, messages vocaux, notes, taches, CRM, …

Le traitement

Décision rapide sur chaque élément des boites de réception de manière répétitive à la fréquence décidée initialement ; une fois par jour (un maximum à mon sens)

Si la tache nécessite moins de 2 minutes pour être réalisée

• la réaliser directement, sans attendre

Sinon les choix suivants s’offrent à vous

• la supprimer
• la déléguer
• la classer
• la planifier dans le calendrier pour la faire plus tard

La planification

Se fixer des objectifs atteignables

• Définir les taches importantes à réaliser sur chaque semaine
• Déterminer les deux / trois taches prioritaires pour chaque journée

conseil de l’auteur ; réaliser en début de journée ces taches prioritaires pour s’assurer de leur réalisation; théorie des gros cailloux

L’action séquentielle

Ne jamais tenter de faire du traitement multi-taches malgré les tentations toujours plus importantes. Supprimer les sources de distractions possibles. Concentrez vous uniquement sur la tache concernée; couper les mails, téléphones, chats, internet éventuellement, la musique, les vidéo, streming, …

Fixez vous une durée limite (alarme mail ou téléphone) de concentration sur la tache concernée. En cas d’interruption, collègue, patron, idée supplémentaire notez le sujet dans une boite de réception pour plus tard et reconcentrez vous au plus vite sur la tache en cours

Outil de confiance

Rester pragmatique en toute chose

Se tenir à ses choix, ne pas systématiquement chercher ou changer d’outil de suivi en prétextant que l’on cherche quelque chose de plus efficace.

Note perso ; Un outil doit au minimum être utilisé 3 ans avant d’être changé pour un autre

L’important est la méthode et non l’outil

Organisation

Chaque chose à sa place est la garantie d’une plus grande efficacité, plus de temps perdu à chercher et plus d’empilement pour plus tard. L’image de votre bureau est souvent l’image de votre efficacité.

Revues

Revue hebdomadaire, mensuelle au regard des objectifs annuels pour dégager les axes d’améliorations

Simplification

Savoir aller à l’essentiel et ne pas se laisser engluer par le nombre toujours croissant de taches pouvant nous amener à saturation. ZTD propose donc de revoir périodiquement les listes de taches afin d’élaguer et supprimer ce qui n’est pas essentiel. Confirmez que ces taches résiduelles s’inscrivent bien dans les objectifs annuels et de vie que vous aviez préalablement arrêtés.

Routine

Structurer volontairement votre propre système de routine personnel. Une routine matinale consisterait à réaliser une tache principale dès le début de journée. Une autre routine pourrait être relative au traitement des mails une seule fois dans la journée en fin de matinée par exemple. Ces routines sont à mettre en œuvre dans le cadre d’habitude quotidienne quasi-automatique.

Dégager les passions

La méthode ZTD est très bien adapté pour gérer les taches quotidiennes et leurs évolutions dans le temps, ce qui permet d’être plus à l’aise, d’avoir moins de stress et de disposer de plus de temps pour vos passions que vous pourrez à cette occasion démultiplier.

Conclusions

Ces habitudes pourront être mises en pratique unitairement et progressivement pendant 30 jours puis passer à l’habitude suivante.

Le prochaine article vous présentera le panorama des outils de suivi des taches mettant en exergue leurs différences pour vous permettre de trouver rapidement celui qui vous conviendra au mieux.